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コラム書類整理

大量の書類はどう収納する？業務用スチールラックを活用しよう！

大量の書類はどう収納する？業務用スチールラックを活用しよう！

オフィスでは多くの書類を扱うため、管理を負担に思う方も多いのではないでしょうか。ただ置いているだけだと後から必要な書類が見つかりにくくなったりするため、工夫してうまく収納しましょう。 今回は業務用スチールラックを活用して書類を収納する方法をご紹介いたします。

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■書類収納のポイント

はじめに、オフィスでの書類収納を考える際のポイントを3つご紹介いたします。

・まずは書類を確認
まずは溜まっている書類をすべて確認し、どのような書類があるのかを把握しましょう。オフィスには会社や部署全体で管理している書類や、個人で管理している書類など様々なものがあります。そのため重複している書類などもあるでしょう。最近は電子書類なども増えているため、電子書類のデータも併せて重複していないかを確認してください。 掃除などでも大切なことですが、持ちものを把握することは非常に大切です。確認する際には、書類を分類していくことで効率的に確認ができます。

・書類を分類しよう
書類は大きく分けて4つに分類すると、効率的に整理できます。

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会社や部署内の複数人で共有する必要がある書類のことです。特に回覧板のように他の人に回す必要があるものや、期限があるものはできるだけ手に取りやすい場所に保管しておきましょう。気を付けておきたいのが、自分以外の人も手に取りやすい場所にすることです。

��一時保管する書類
個人で管理している書類のうち、期限が決まっているものを一時保管する書類として分類します。こちらも期限が決まっているので手に取りやすい場所に置いておきましょう。また、保管期限が切れたものは随時書類を入れ替えることも大切です。目的やプロジェクトごとにクリアファイルで分けるなどの工夫をしておくと管理がしやすくなります。

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複数人で共有するものの、期限が決まっていないものが該当します。そのため、他の人が手に取りやすい場所に収納することが大切です。社内環境が整っている場合はクラウドで保存し、共有することで書類がかさばり過ぎるのを防ぐこともできます。 目を通した人がわかるようにチェック欄を設けたり、場所を複数設けて回したりなどの工夫があると、よりよいかもしれません。

�そ菠�する書類
確認次第すぐに処分できる書類です。基本的にはあまり溜め込まず、こまめに目を通して随時処分していきましょう。 例を挙げると他にも部署内で同じ書類がある、データ保存ができる、簡単に情報が手に入るのであえて紙媒体を残す必要がないなどの書類が該当します。

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■保存する書類の3つの工夫

書類を整理する際には使用頻度と使う人のことを考えることが大切です。 書類を保存する際には、以下の3つの工夫を取り入れてみましょう。
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複数人で共有する書類は手に取りやすく、戻しやすいようにすることを意識しましょう。持ち出す場合は名前などを記載する、通し番号を付けるなどの工夫があるとどの書類を誰が持っているかがわかりやすくなります。

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クラウド管理をしているデータなどは、書類の名前や番号、日付などで簡単に並び替えができます。しかし紙媒体はこまめに管理しなければすぐに乱雑になってしまいます。そのため、何に関する書類なのか記載する、インデックスを付けるなどの工夫をしましょう。

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きれいに整理しても、利用する人がいなければ意味がありません。そのため、誰でも保管場所がわかるようにすることも大切です。棚にシールや目印をつけるなど、一目で何の書類なのかわかりやすいようにしておきましょう。どの書類がどこにあるかをわかりやすくすることで、書類の出し入れにかかる時間も短縮できます。

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■書類収納で活用したい便利グッズ

続いて書類収納で活用したいおすすめの便利グッズをご紹介いたします。

・インデックスフォルダー
ファイルやフォルダーにはさまざまな種類がありますが、種類によって特徴があるので目的ごとに組み合わせてみましょう。 インデックスフォルダーは名前の通り、ファイルにインデックスがデフォルトで付いているタイプのフォルダーです。最初からインデックス部分があるので、書類の内容や情報を描くことができます。ファイルボックスに入れてもインデックス部分は上に飛び出しているので、収納時も書類を見つけやすくなります。 インデックス部分には、関係するプロジェクトの名前や概要以外に日付などを書いておくと使いやすくなります。

・リングファイル
リングファイルはクリアポケット（透明のビニール袋）がリングでまとめられているファイルです。リングは外すことができるので、収納したい書類の枚数に合わせて中のクリアポケットの数を調整できます。また、書類が増えても大丈夫なように少し大きめのサイズを選んでおくことをおすすめします。 加えてクリアポケットは薄いものから、ある程度厚みがあるものまで種類があるので、書類によって適切なタイプを選びましょう。書類を同じクリアファイルに数枚まとめて収納する場合は、端にわかりやすい目印やシールなどで書類の種類を記載しておくとよいでしょう。

・書類ケース
書類ケースはさまざまなタイプがあります。ファイル類をまとめて収納できる書類ケースは、収納したいファイルの形状や収納場所に合わせて選びましょう。 たとえば、デスク上であれば引き出し式などが便利ですが、太いファイルなどは収納が難しいこともあるため、注意が必要です。そのため、収納したいファイルの大きさも考慮しましょう。 完全に収納しなくてもよいのであればブックスタンドなどを使う方法もおすすめです。

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■書類整理で心がけたいこと

続いて書類収納で活用したいおすすめの便利グッズをご紹介いたします。

・定期的に書類を確認する
書類はすぐに溜まってしまうので、定期的に書類を確認することが大切です。自分の中で書類整理に関するルールを決めておけば、効率よく整理できるでしょう。できるだけ溜め込まない、書類を確認する日を決める、何枚以上溜まったら片づけるなど目安を決めて実践することが大切です。

・収納場所はまとめる
収納場所はできるだけ同じ場所にすることが大切です。複数の場所に収納すると、書類を出し入れする際に時間がかかります。場所を決めておくことは収納の効率を上げることにもつながります。必要なものがいつでも最小限の手間と動作で出し入れできることを意識しましょう。 個人ではなく全体で管理する書類はもちろん、個人で管理する書類も決まった場所を決めておくことで業務の効率化につながります。

・デッドスペースを活用する
収納方法を工夫することでデッドスペースを減らすことができます。ファイルフォルダーなど同じものを並べることで見た目がすっきりするだけでなく、隙間などを減らすことにもつながります。

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■デスク周辺の収納も考えよう

デスク周辺の収納も重要です。デスク周辺の収納ポイントを2つご紹介いたします。

・デスク上の収納術
デスク上は仕事に使うもの以外を出しておくと作業の邪魔になってしまいます。そのため、常にすっきりした状態を保つことが大切です。 ファイルケースやブックスタンドで書類やファイルを立てられるようにするほか、卓上ラックなどを使えば少ない作業スペースでも収納効率を上げることができます。また、クリア素材のラックなどを使えば収納しているものが把握しやすいので、作業効率がアップします。

・引き出しの収納術
引き出しなどはデッドスペースが生じやすくなっており、工夫することで収納容量を上げることができます。特に一番上の引き出しは小物類の収納が多いため、デッドスペースが生じやすい場所です。引き出しに使える仕切りなどは100円ショップでも購入できますし、お菓子の箱などを活用して自作することも可能です。 無駄なスペースをなくすことで収納容量が増えるだけでなく、どこに何を収納しているのかを把握しやすくなるでしょう。

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■書類の収納に向いている業務用スチールラック

最後に書類の収納に向いている業務用スチールラックをご紹介いたします。

・キャスター付きスチールラック
キャスター付きスチールラックは移動がしやすいので、オフィスのレイアウト変更や掃除がしやすいというメリットがあります。手で押せば簡単に移動させられるので、女性や力が弱い方でも使いやすいラックです。

・オープンラック
扉が付いていないので書類の出し入れが非常にしやすいです。側面や背面に板がないので、書類の収納以外にも引っかける収納を使うことができます。書類と併せて使うことの多いものがあれば、一緒に置いておくと便利です。

・扉付きラック
扉付きラックには扉の形状の種類があるので、それぞれの特徴を知っておくことが大切です。奥行きがない場所ではスライドで開閉をする引き違いタイプがおすすめです。鍵を付ければ機密性を高めることもできます。 反対に奥行きがある場所に設置できる場合は開き戸タイプが設置できます。高い収納力があるだけでなく、扉が大きく開くので収納のしやすさも特徴です。

・引き出し収納ラック
別名ラテラルとも呼ばれる引き出し式の収納ラックです。ファイルの背を見えるように収納することで、すぐに必要な書類を出し入れできます。また、ファイル以外に文具類などを一緒に収納したいときにも便利な形状です。 ただし本体に多くの板を使っており、他のラックに比べて重くなりやすいので移動させたい場合には注意が必要です。

■まとめ

大量の書類は日頃から管理しやすい環境を整えることが大切です。今の収納に不満がある場合は、どこを改善すればよいのかを考えてみましょう。 オフィス全体の収納など、大容量の書類収納は業務用スチールラックを活用することで効率よく収納できますので、ぜひご検討ください。

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