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開業者必見！オフィス開設で必要になるもの

開業者必見！オフィス開設で必要になるもの

新しく開業する際には、オフィスに必要なものを揃えなくてはなりません。
事前に揃っていないと業務に支障をきたしてしまいますが、具体的にどのようなものが必要になるのでしょうか。
今回は、オフィスの開設で必要になるものをカテゴリ別にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

■カテゴリ別・オフィス開設時に必要なもの

ここではオフィス開設時に必要なものを、カテゴリ別に紹介します。

・オフィス家具類
オフィス開設時に準備する家具類は、以下の通りです。
  ●デスク
  ●チェア
  ●ロッカー

従業員の席を準備して、パソコンを設置するにはデスクとチェアが必須です。 また、荷物や衣類などを置くロッカーもないと不便でしょう。ただし、もし準備が間に合わなくてもレンタル品で補ったり、費用を抑えたい場合は中古品を使用したりすることも可能です。 まずは、作業スペースや収納スペースの準備をしましょう。

・オフィス家電類
オフィス開設時に必要な家電類は、以下の通りです。
  ●掃除機
  ●冷蔵庫
  ●電子レンジ

働きやすいオフィスを目指すためには、過ごしやすい環境に整える必要があります。オフィスの清潔さを保つ掃除機や、休憩中食事をとれるように冷蔵庫や電子レンジがあると便利です。 その他、従業員の声を聞いて、会社に合った家電を検討しましょう。

・オフィスインテリア類
オフィス開設時に必要なインテリア類は、以下の通りです。
  ●来客用のソファ
  ●時計
  ●観葉植物

来客のある会社には、ソファや時計、観葉植物などがあると、来客者は気持ちよく過ごせるでしょう。来客がほとんどない会社でも、インテリアの有無は従業員のモチベーションを上げることにもつながります。 オフィスの雰囲気に合わせて、気分が上がるインテリアを選んでみましょう。

・通信関連機器
オフィス開設時に必要な通信関連機器は、以下の通りです。
  ●電話
  ●パソコン
  ●ネット環境
  ●コピー機(複合機)

実際の作業や連絡をするには、パソコンや電話、コピー機やネット環境も必要です。 ネット環境が使えるようになるまでには、数日かかる可能性もあるため、余裕をもったスケジュールで進めなければなりません。 通信関連機器は、優先度の高い準備物と言えますので、余裕のあるスケジュールで準備をしましょう。

・忘れやすいもの
オフィス開設時に忘れやすい準備物は、以下の通りです。
  ●ホワイトボード
  ●工具
  ●シュレッダー

これらはオフィス開設後に用意しても問題ありません。 業務に欠かせないものを優先的に準備し、優先度の低いものは後から揃えるようにしましょう。

・細かなオフィス備品
＜事務用品＞
オフィス開設に必要な事務用品は、以下の通りです。
  ●印鑑類
  ●筆記用具
  ●ファイル

事務用品は細かいものですが、用意しておくと作業がしやすくなります。たとえば、大量の書類を保管しなければならないときは、多くのファイルが必要です。 また、従業員が各自使いやすいものを持参することがありますが、共有して使うものは会社で用意しておきましょう。

＜衛生用品＞
オフィス開設に必要な衛生用品は、以下の通りです。
  ●ゴミ箱
  ●ティッシュペーパー
  ●アルコール

ゴミ箱のサイズやティッシュペーパーの数は、オフィスのスペースや従業員の人数で調整しましょう。 また、衛生用品は開業前に準備するだけではなく、継続的に補充する必要があります。備品の購入先を決めて、定期的に発注しましょう。

・緊急時の備え
オフィス開設時に必要な緊急時の備えは、以下の通りです。
  ●従業員分の水（1日3L×3日分）
  ●従業員分の食料（1日3食×3日分）
  ●電池・携帯ラジオ・ライト
  ●ブランケット・カイロ
  ●衛生用品・生理用品
  ●簡易トイレ
  ●胃腸薬・解熱剤など

（参照元：東京都防災ホームページ｜東京都帰宅困難者対策ハンドブック(令和2年7月東京)）

東京都でオフィスを開設する際は、「東京都帰宅困難者対策条例」に従って、緊急時の備品を備える義務があります。
震災や緊急時に備えて、適切に準備しなければなりません。

■オフィスに必須だが時間がかかるものに注意

ここではオフィスに必須ですが、準備に時間のかかるものを紹介します。

・看板やロゴ
看板やロゴは、デザインから完成までに時間がかかります。業者にデザインの要望を伝え、方向性が合っているかも細かく確認しましょう。また、完成した看板のサイズが大きい場合は、設置に時間がかかることも考えなければなりません。 看板を作成するときには、すぐに問い合わせができるように、会社の電話番号を記載しましょう。

・インターネット回線
インターネット回線を引くには契約して、工事をする必要があります。そのため、業者への依頼は早めにしましょう。 また、工事はほとんどの場合立ち合いが必要なので、スケジュールの調整もしなければなりません。余裕のあるスケジュールで、インターネット回線の準備を進めましょう。

・電話回線
電話回線もインターネット回線同様、事前の工事が必要です。主装置や電話機などをつなげるための配線工事は複雑な作業となるため、自分で作業を進めることはできません。 業者に依頼すれば後は作業を進めてくれるので、当日依頼側がすることは特にありませんが、インターネット回線の工事同様、立ち合いが必要になるのでスケジュール調整には注意しましょう。

・消防設備
消防設備は消防法により、設置が義務づけられています。（参照元：消防法施行令 | e-Gov法令検索）火災発生時の被害を軽減させるために欠かせませんが、自治体によって求められる消防設備は異なるため、事前に消防署に確認しましょう。 また、工事を伴う場合は、工事開始までに現場調査や契約、工事着工届の提出などがあります。問い合わせから工事完了までに日にちがかかるため、早めに申し込みをしておくことが大切です。

■オフィスで備品を管理するポイント

ここでは、オフィスで備品を管理するポイントを紹介します。

・担当者を決める
まずは備品管理の担当者を決めましょう。 なぜなら誰でも備品の発注ができてしまうと、注文が重複してしまい、過剰在庫になる恐れがあるからです。 また、発注する日にちを決めておけば個数なども定まってくるので、備品の減り具合を把握しやすくなるでしょう。

・管理台帳を使う
備品を管理するには、管理台帳が必要です。現在の在庫数と、発注数を記入できる表を準備します。管理台帳をつけずに大体の目安で備品を発注していては、適切に備品を管理することは難しいでしょう。 大体で発注して在庫が足りなければ仕事に影響が出てしまい、在庫が多ければ無駄な費用がかかってしまいます。また、管理台帳があれば担当者が不在のときや、担当を引き継ぐ際にも役立ちます。

・備品のカテゴリごとに保管
備品を保管する際は、カテゴリごとに分けて収納すると管理しやすくなります。たとえば、「文具類」と「衛生用品」など、カテゴリごとに保管しておけば誰でも保管場所から備品を補充できます。 また、備品がオフィスに届いた際も保管場所が決まっていれば、すぐに片付けることが可能です。カテゴリごとに整理して保管していれば、備品の減り具合も一目でわかるでしょう。

・ラベリングする
備品をカテゴリごとに整理したら、ラベリングを行いましょう。ラベリングとは、内容を表示したシールやメモを貼り付け、一目でわかるようにすることです。シールやテープ、またはラベルライターなどを使用します。 やり方は備品ごとにラベリングしてもよいですし、保管場所にラベリングしても識別が可能です。担当者だけではなく、全員がわかるようにすることで備品を探す手間が省けます。ラベリングをして、どこに何があるのかすぐに把握できるようにしましょう。

・備品のルールを設ける
備品管理でポイントとなるのが、備品のルールを設けることです。たとえば、「最後の在庫を使い切った人が担当者に報告する」「在庫の数は3個だけにする」などが挙げられます。備品のルールは担当者だけが把握しておくのではなく、社内で共有することが大切です。 備品のルールを共有しておくことで管理がしやすくなるほか、備品の発注漏れを防げたり、臨時発注がしやすくなったりするでしょう。

■オフィスで使う収納は業務用スチールラックがおすすめ！

ここでは、オフィスで使う収納について紹介します。

・用途に合わせてタイプを選べる
オフィスで使う収納は、用途に合わせてタイプを選びましょう。各タイプの特徴は、以下の通りです。

[オープンタイプ]
扉のない収納棚で、使用頻度の高いものの収納に向いている

[引き違いタイプ]
扉を左右にスライドさせて開ける収納棚で、場所をとらないため狭いスペースに置くことができる

[両開きタイプ]
扉を手前に開く収納棚で、人目に触れさせたくないものを収納できる

[ラテラルタイプ]
引き出し式の収納棚で、書類だけではなく小物も収納しやすい

・業務用スチールラックは強度が高い
収納棚の耐荷重など耐久性が気になる場合は、業務用スチールラックがおすすめです。業務用スチールラックは、オフィスでの書類や備品の保管に適した鉄製の棚を指します。業務用スチールラックは強度があるため、書類や備品を大量に収納することが可能です。 他にも、見た目がシンプルで組み立てや揺れ対策がしやすい点もメリットに挙げられます。

・豊富なサイズ展開
豊富なサイズ展開があることも業務用スチールラックの特徴です。 幅や高さ、棚板の数などが選べるので、書類や小物の量が増えても柔軟に対応できます。 何を収納するか、どのように置くかに合わせてサイズを選択可能なうえ、設置後も棚の変更ができるので、より会社の使用用途に合った使い勝手のよいものを選びましょう。

■まとめ

オフィス開設時に必要なものは家具や家電、通信機器やインテリアなどです。他にも、細かいものを多数準備する必要があります。 このような備品を大量に収納するには、業務用スチールラックが便利です。オフィスの開設を予定している方は、業務用スチールラックの導入も検討してみてください。